TERCERO DE SECUNDARIA

¿Qué son los formularios de Google Drive?

Los formularios de Google Drive son una interesante alternativa para diseñar baterías de preguntas en diferentes formatos (texto, lista, opciones...) que pueden compartirse mediante un enlace o embeberse en un sitio web. Son ideales para recoger opiniones de clientes, pedidos sencillos, solicitudes de contacto, inscripciones a un evento o encuestas de satisfacción. 

En su origen, eran una forma de simplificar la introducción de datos en una hoja de cálculo: al crear una en Drive, podía añadírsele un formulario en el que cada campo se correspondía a una columna de la hoja, y se facilitaba que una o varias personas cargaran información desde sus navegadores de forma simultánea. Con la nueva versión (finales de 2013), los formularios han adquirido entidad propia, y pueden crearse sin necesidad de estar vinculados a una hoja de cálculo.

¿En qué puede ayudarme un formulario de este tipo?

Piensa en situaciones cotidianas que te consuman parte importante de tiempo o cosas que quieres hacer pero no sabes de qué forma ponerlas en marcha, como:

• Controlar inscripciones a eventos, visitas guiadas, cursos...
• Analizar los resultados de encuestas de satisfacción que tus clientes rellenan en papel.
• Facilitar que los clientes te hagan pedidos a través de tu página de Facebook, blog...
• Introducir información sobre ventas o compras de forma ágil (fecha, producto, cantidad...) para luego poder operar con ello en una hoja de cálculo y controlar existencias de forma básica.
• Realizar baterías de preguntas a alumnos, usuarios de un servicio, compradores de un producto...

¿Qué tipos de campos pueden añadirse?

A la hora de crear un formulario, podemos añadir hasta nueve tipos de campos distintos, en función de la información que queramos recoger:

• Texto: 
• Texto de párrafo: 
• Tipo test: 
• Casillas de verificación: 
• Elegir de una lista: 
• Escala: 
• Cuadrícula: 
• Fecha: 
• Hora: 

En los campos de texto, texto de párrafo y casillas de verificación pueden añadirse opciones de validación, para asegurarnos de que su contenido es adecuado. Por ejemplo: que la respuesta es un email válido, que tiene un número mínimo de caracteres, que se escogen al menos dos respuestas... 

Crear un formulario: Paso a Paso

1. Acceder a Google Drive con una cuenta Google, y, en la parte superior izquierda pulsar el botón "Crear" y seleccionar "Formulario".
2. Darle un título (se usará como nombre de archivo y como título visible) y seleccionar el aspecto que queremos que tenga el formulario (fondo, tipo de letra, colores...). No hay mucha variedad y no pueden modificarse, aunque puede cambiarse por otro en cualquier momento. Aceptar.
3. Modificar si se quiere el título (no afecta al nombre de archivo) y rellenar el campo "subtítulo". Estos dos campos deben usarse para dar información sobre la finalidad del formulario, y deben aprovecharse para especificar al máximo todo lo necesario, especialmente si las personas que van a rellenarlo son ajenas a la empresa (clientes, contactos, ...)
4. Empezar a añadir las preguntas. Hay que elegir qué tipo es más adecuado para cada una de ellas, e indicar un título (texto de la pregunta) y un texto de ayuda si se necesita explicar algo sobre ese campo. En los campos que admiten validación, puede añadirse haciendo clic en "ajustes avanzados" y seleccionando la validación que quiere aplicarse. En cada pregunta puede indicarse además si es obligatoria o no, de forma que no se permita enviar el formulario hasta que todas las preguntas obligatorias tengan una respuesta válida.

Compartiendo el formulario

Una vez esté diseñado, el formulario queda automáticamente publicado en forma de página web, aunque no será visible hasta que lo compartas, ya sea usando un enlace o incrustándolo en un sitio web. Pulsando el botón "enviar formulario", verás las distintas opciones:

• Copiar el enlace para pegarlo donde quieras.
• Compartir directamente como una publicación en G+, Facebook o Twitter.
• Enviar por correo electrónico a una serie de destinatarios.
• Incrustar el formulario mediante un código HTML que puedes pegar en tu web, tu blog o tu página de Facebook (usando la aplicación gratuita Static HTML)

Gestionando las respuestas

Al crear el formulario, por defecto se crea una hoja de cálculo en la misma carpeta de Drive, y con el mismo nombre que el formulario, seguido de "(Respuestas)". Cada vez que alguien de a "enviar" en el botón del formulario, se agregará una nueva línea en esa hoja, incluyendo en cada columna la respuesta correspondiente a cada campo.